Dati trattati

Per iscriversi all’Evento i partecipanti devono conferire dati personali quali: dati anagrafici e di appartenenza a società/enti sportivi, email, numero di telefono, certificato medico, tessera sanitaria, documento di identità e quant’altro indicato nel modulo di iscrizione.

L’utilizzo dei dati personali sopra indicati è necessario per esigenze organizzative e per poter offrire alle partecipanti i servizi relativi all’evento.

Il rifiuto a conferire i dati comporterà l’impossibilità di incrivere il partecipante e quindi l’impossibilità di partecipare all’evento.

Finalità del trattamento

L’Organizzatore utilizza ed elabora i dati, anche mediante i propri partner tecnici e di servizio e le società ad esso collegate, per i seguenti scopi: verifica dei requisiti di partecipazione; servizi di cronometraggio e di tracking; servizi di assistenza medica; servizi foto e video per i media e i partecipanti; comunicazioni ad autorità sportive e pubbliche; cronaca e documentazione dell’Evento; promozione e sfruttamento commerciale dell’Evento.

I presupposti del trattamento sono pertanto costituiti da:

• fornitura dei servizi connessi all’iscrizione dei partecipanti all’Evento e al regolare svolgimento dello stesso (per esempio, in caso di gestione dell’iscrizione del partecipante, di rilevamento dei tempi e pubblicazione dei risultati ovvero di messa a disposizione dei partecipanti delle foto e dei video dell’Evento);
• consenso dell’interessata (per esempio, in caso di trattamento di dati relativi alla salute ovvero per finalità di marketing, come specificato più avanti);
• perseguimento del legittimo interesse dell’Organizzazione e dei suoi partner commerciali (per esempio, in caso di pubblicazione di immagini e risultati per documentare l’Evento);
• adempimento di obblighi di legge (per esempio, in caso di comunicazioni dovute ad autorità pubbliche);
• salvaguardia di interessi vitali dell’interessato o di un’altra persona (per esempio, in caso si rendano necessari servizi di assistenza medica nel corso dell’Evento).

Durante lo svolgimento dell’Evento saranno effettuate riprese video e scatti fotografici dei partecipanti, sia in movimento che in posa fissa; sulla base dei presupposti sopra indicati l’Organizzazione potrà utilizzare, ovvero consentire agli sponsor e ai partner tecnici e di servizio dell’Evento di utilizzare, tali immagini per scopi di cronaca, documentazione e promozione.

Il rifiuto all’utilizzo della propria immagine per le suddette finalità comporta l’impossibilità di partecipare all’Evento.

Trattamenti per finalità di marketing

L’Organizzazione potrà utilizzare l’indirizzo email e il recapito teelfonico del partecipante, per inviargli, anche tramite i propri partner di servizio, comunicazioni di natura attinete ai servizi connessi all’Evento o comunque ad altre iniziative e manifestazioni analoghe all’Evento.

L’interessata potrà opporsi in qualsiasi momento all’invio di tali comunicazioni scrivendo al titolare del trattamento.

L’organizzazione potrà inoltre cedere a determinate categorie di terzi (in particolare, le società sponsor dell’Evento e altre società che forniscono prodotti e servizi correlati all’organizzazione dell’Evento e, più in generale, al mondo delle attività sportive) i dati di contatto dei partecipanti (email, indirizzo e numero di telefono) per finalità di informazione commerciale, ricerche di mercato, sondaggi, offerte dirette di loro prodotti e servizi effettuate attraverso modalità tradizionali (ovvero posta cartacea, chiamate telefoniche tramite operatore ecc…) e strumenti automatizzati di comunicazione (ovvero telefonate preregistrate, e-mail, fax, sms, mms, app, ecc…).

Tali terzi agiranno di volta in volta quali autonomi Titolari del trattamento, con il conseguente onere di fornire all’interessato la propria informativa privacy nei termini di legge.

Conservazione dei dati e Responsabili del trattamento

I dati degli interessati saranno conservati negli archivi informatici e cartacei dell’organizzatore e protetti mediante apposite misure di sicurezza in linea con quanto previsto dall’articolo 32 del Regolamento UE 2016/679.

I dati saranno conservati per il tempo necessario in relazione alle finalità per cui sono stati raccolti ed eventualmente per un ulteriore periodo di tempo qualora la conservazione dei dati si renda necessaria per la tutela di un diritto dell’Organizzatore o di un terzo (per esempio, i dati connessi all’iscrizione all’Evento saranno conservati per dieci anni, anche in considerazione di possibili reclami dell’interessato nell’ordinario termine decennale di prescrizione; i dati relativi ai risultati dell’Evento saranno conservati fintantoché sia rilevabile un interesse attuale alla documentazione dell’Evento medesimo; i dati di contatto per l’invio di comunicazioni commerciali saranno conservati fintantoché l’interessato non eserciti il suo diritto di opposizione o revochi il consenso precedentemente concesso; i dati relativi all’immagine dei partecipanti saranno conservati per tutto il tempo in cui l’Organizzatore potrà legittimamente disporre delle riprese dell’Evento).

Ai fini della conservazione e, più in generale, del trattamento, l’Organizzatore potrà servirsi di terzi sotto la propria responsabilità; tali soggetti, ricorrendo i presupposti di legge, saranno nominati dall’Organizzazione come proprie Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento UE 679/2016.

Per conoscere la lista completa dei Responsabili del trattamento di volta in volta nominati dall’Organizzazione, l’interessata può inviare una richiesta al recapito del titolare del trattamento.

Minori

L’iscrizione di minori d’età agli Eventi, quando prevista, è consentita solo da parte dei soggetti esercenti la potestà genitoriale o legale sul minore stesso ovvero che hanno ottenuto da questi ultimi la necessaria preventiva autorizzazione. Iscrivendo un minore, gli esercenti la potestà genitoriale o legale – ovvero il diverso soggetto espressamente autorizzato a tale scopo da questi ultimi – devono, in nome e per conto del minore, autorizzare le riprese fotografiche e video del minore nell’ambito dell’Evento per le finalità descritte nella presente Informativa e nella Liberatoria e prestare, ove necessario, il consenso per il trattamento dei dati del minore relativi alla salute. Gli esercenti la potestà genitoriale o legale sul minore possono esercitare i diritti specificati al successivo articolo

Diritti dell’interessato

In ogni momento il partecipante potrà esercitare i propri diritti in materia di trattamento dei dati personali ai sensi degli artt. 15-22 del GDPR 2016/679. Tali diritti includono: a. Accesso: l’interessato può ottenere informazioni in relazione al trattamento dei suoi dati e una copia di tali dati. b. Rettifica: laddove ritenga che i suoi dati siano inaccurati o incompleti, l’interessato può richiedere che tali dati siano modificati di conseguenza. c. Cancellazione: l’interessato può richiedere la cancellazione dei dati se revoca il suo precedente consenso e non sussiste altra base giuridica per il trattamento ovvero negli altri casi previsti dalla legge. d. Limitazione: nei casi previsti dalla legge (per esempio, se contesta la legittimità del trattamento o l’esattezza dei dati), l’interessato può ottenere la limitazione del trattamento dei dati senza che questi vengano cancellati. e. Opposizione: l’interessato può opporsi al trattamento dei dati se il trattamento si basa su un interesse legittimo dell’Organizzatore per motivi connessi alla sua situazione particolare, salvo che non sussistano motivi cogenti per cui l’interesse dell’Organizzatore prevalga sui suoi diritti (è il caso, per esempio, in cui il trattamento è necessario per difendere in giudizio un diritto dell’Organizzatore). f. Revoca del consenso: l’interessato può revocare il consenso precedentemente prestato ai fini del trattamento. L’interessato può, in qualsiasi momento, opporsi al trattamento dei suoi dati per finalità di marketing e revocare il consenso a tal fine precedentemente prestato, anche seguendo la procedura e le istruzioni riportate nel testo di ciascuna comunicazione commerciale.

Il partecipante è consapevole che la sua opposizione o la revoca del consenso all’utilizzo di immagini che lo ritraggono avranno effetti nei limiti entro cui sarà possibile bloccare la pubblicazione di tali immagini con mezzi e costi ragionevoli.

L’opposizione, così come la revoca non faranno comunque venire meno la liceità delle utilizzazioni nel frattempo intervenute.

I diritti in questione potranno essere esercitati inviando una comunicazione scritta al titolare del trattamento.